Prijzen: verantwoording vs. toelichting

Tijdens de gunningsfase van een overheidsopdracht is het niet ongewoon dat de aanbesteder op een opvallende prijs in een offerte botst. Die kunnen sterk afwijken van de raming, van een gemiddelde prijs of gewoon onrealistisch laag lijken. In zulke gevallen is het cruciaal dat de aanbesteder het juiste instrument gebruikt om duidelijkheid te krijgen: een prijstoelichting of een prijsverantwoording. Die twee termen worden in de praktijk nog al eens door elkaar gehaald, maar betekenen juridisch iets anders.

Een prijstoelichting is een informele verduidelijking. De aanbestedende overheid vraagt aan een inschrijver uitleg over de inhoud of structuur van zijn prijs. Bijvoorbeeld: is de transportkost inbegrepen in de eenheidsprijs? Om welke materialen gaat het precies? Deze toelichting dient om onduidelijkheden op te helderen, zonder dat de offerte gewijzigd wordt. Ze past binnen het algemene prijsonderzoek, zoals bedoeld in artikel 84 van de Overheidsopdrachtenwet, en is niet verplicht. Ze mag niet worden gebruikt om fouten recht te zetten of elementen toe te voegen aan de offerte.

Een prijsverantwoording is daarentegen een formele bevraging en volgt wanneer een prijs schijnbaar abnormaal laag is. Dan moet de aanbestedende overheid, op grond van artikel 36 van het KB Plaatsing, aan de betrokken inschrijver vragen om zijn prijs schriftelijk te verantwoorden. Dat is geen suggestie maar een verplichting (hoewel een vraag om prijsverantwoording ook facultatief kan gesteld worden). De inschrijver moet  concreet en onderbouwd aantonen hoe zijn prijs tot stand kwam en waarom zijn prijs afwijkt. Gebeurt dat niet, of is de uitleg onvoldoende, dan kan de offerte worden uitgesloten wegens een abnormale prijs.

Een vraag om prijstoelichting is dus duidelijk te onderscheiden van een vraag om prijsverantwoording, die enkel aan een inschrijver wordt toegestuurd indien de aanbesteder reeds geoordeeld heeft dat de prijzen een schijnbaar abnormaal karakter vertonen. Een prijstoelichting kan een prijsverantwoording ook niet vervangen. Die vraag om prijsverantwoording blijft een noodzakelijke formaliteit alvorens een aanbesteder de prijzen die door een inschrijver worden ingediend als abnormaal kan beschouwen (voor zover artikel 36 KB Plaatsing of artikel 44 KB Plaatsing Speciale Sectoren van toepassing zijn).

Het verschil tussen beide soorten vragen is van belang. De vraag om toelichting vraag dient om te begrijpen, de vraag om te verantwoorden dient om te beoordelen.

Heeft u vragen over het prijzenonderzoek of de plaatsing van overheidsopdrachten? Neem gerust contact.